なぜ書面にするか
撮影のときに「いいですよ」と言ってもらっても、半年後に「そんなつもりじゃなかった」「もう消してほしい」は起きます。本人の気持ちが変わるのは自然なことで、悪意はありません。問題は、何に同意したのかを誰も覚えていないことです。
書面があれば、範囲と取り下げの方法が決まっているので、揉めずに対応できます。法的な義務ではなく、お互いを守るための記録です。
入れる項目
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 1. 利用目的 | 採用活動、店舗の宣伝、など |
| 2. 掲載する媒体 | Instagram、TikTok、YouTube、ホームページ、求人媒体、印刷物（該当するものを列挙） |
| 3. 掲載期間 | 無期限か、〇年間か。退職・退所後の扱い |
| 4. 写す範囲 | 顔を出す／出さない、名前を出す／出さない（下の名前のみ、仮名など）、声を使うか |
| 5. 二次利用 | 広告への利用、他媒体への転載を含むか |
| 6. 取り下げの方法 | 連絡先、対応までの日数（投稿は〇日以内に非公開にする、など） |
| 7. 対価 | 無償か、手当があるか |
| 8. 署名・日付 | 本人（未成年は保護者）の署名、日付、会社側の署名 |
文例（社員・スタッフ向け）
撮影・出演に関する同意書
私は、株式会社〇〇（以下「会社」）が行う以下の撮影および掲載に同意します。
1. 利用目的：会社の採用活動および事業の紹介
2. 掲載媒体：Instagram、TikTok、YouTube、会社ホームページ、求人媒体
3. 掲載期間：在職中。退職後は、本人の申し出により速やかに非公開とする（申し出がない場合も、退職から〇か月以内に非公開とする）
4. 範囲：顔（出す・出さない）、氏名（フルネーム・名のみ・出さない）、音声（使う・使わない） ※該当に丸
5. 二次利用：広告への利用（可・不可）
6. 取り下げ：本人が会社の担当者（〇〇）に申し出た場合、会社は〇営業日以内に該当投稿を非公開にする
7. 対価：（無償／1回あたり〇円）年 月 日
氏名（署名）
会社担当者（署名）
文例（お客様・利用者・保護者向け）
写真・動画の掲載に関する同意書
〇〇（店名・施設名）が撮影した写真・動画について、以下の範囲での掲載に同意します。
1. 掲載媒体：Instagram、ホームページ
2. 掲載期間：撮影日から〇年間（期間満了後は非公開とする）
3. 範囲：顔（出す・出さない）、氏名（出さない）
4. 取り下げ：いつでも申し出ることができ、〇〇は〇営業日以内に非公開にする
5. 連絡先：〇〇（電話・メール）年 月 日
氏名（署名）
（未成年の場合）保護者氏名（署名）
業種ごとの注意
- 介護・医療・福祉：利用者さま本人の判断能力に応じて、家族の同意も取ります。範囲は狭く（後ろ姿・手元のみなど）、退所・逝去後の扱いを書きます
- 保育・教育：保護者の同意。学校名や名前が分かる情報は出さない。卒園・卒業後の扱いを書きます
- 飲食・美容：お客様はその場で口頭確認が多くなりますが、顔を出す場合はLINEやメッセージで記録を残します
- 社員：退職後の扱いが最重要です。「退職後は非公開」を基本にしてください
保管
署名した同意書は、個人情報として保管します。紙ならファイルに、データならアクセスを絞ったフォルダに。誰の同意書がどこにあるか、担当者が変わっても分かる状態にしておきます。
この文例について
上の文例は、実務でよく使う項目をまとめたものです。法的な効力や業種ごとの要件は、顧問弁護士や所属団体に確認してください。特に医療・福祉・教育は、個別の指針がある場合があります。